Hvordan finder man de rette rammer til virksomheden?

De fem fladgruber er:

1. Kravene til de nye rammer er ikke klart defineret
2. Kompleksiteten af opgaven undervurderes
3. Printer prospekter ud i et væk og booker fremvisninger
4. Lejekontrakten og det med småt
5. Prioritering af omkostninger fremfor beliggenhed 
   
   

1. Kravene til de nye rammer er ikke klart defineret

Hvad skal de nye rammer kunne? Spørgsmålet er egentlig simpelt nok men når man først går i detaljen og

samtidigt skal forudse hvor virksomheden er om 2, 3 eller 5 år så kan man hurtigt overse krav og behov som kan have store konsekvenser på den lidt længere bane. Det betyder blandt andet at virksomheden skal tage stilling til de nuværende behov og have en ide om hvilke fremtidige behov de nye lokaler skal kunne imødekomme. Ledelsen skal i jagten på de nye lokaler holde for øje hvordan medarbejderne arbejder. Det kan som eksempel være i en mindre virksomhed med en flad struktur hvor der arbejdes meget på tværs af faggrupperne eller hvor arbejdsmønstrene har ændret sig grundet nye interne strukturer eller hvor der skal være fokus på at kunne tiltrække nye og yngre medarbejdere. Hvad virksomhedens behov end måtte være er det vigtigt at kravene og behovene bliver klart defineret og gennemtænkt så hverken arbejdseffektiviteten bliver negativt påvirket, at vidensdelingen reduceres eller at man mister medarbejdere eller for den sags skyld ikke er en attraktiv arbejdsplads som kan konkurrere om talenterne.

2. Kompleksiteten af opgaven undervurderes

Lars i marketing eller Inge i salgsafdelingen ved typisk meget lidt om erhvervsejendomme og har højst sandsynligt ikke være på lokalejagt for nyligt. Ikke desto mindre, er det ikke usædvanligt at medarbejdere som har nogle helt andre kompetencer bliver involveret i søgeopgaven. Intentionerne kan være rigtig gode, men uden en forståelse for opgavens kompleksitet kan der hurtigt blive spildt rigtig mange timer på en opgave som let bliver ustruktureret og hvor man kan ende med at sammenligne æbler med pærer. I sidste end kan det blive en meget dyr og omkostningstung opgave medmindre man har de rette kompetencer og mange års erfaringer.

3. Printer prospekter ud i et væk og booker fremvisninger

Prospekter og fremvisninger er to essentielle dele af søgeopgaven og kan være med til, at man nemt mister overblikket. Med en stak prospekter under armen, som alle er forskellige i layout og indhold og som typisk kun fortæller det mest essentielle om lejemålet, booker virksomhedens ansvarlige en god håndfuld eller to fremvisninger som i nogle tilfælde bliver besigtiget over flere dage. Når man har gennemgået det sidste lejemål, har man typisk svært ved at genkalde fordelene og ulemperne ved det første lejemål. I nogle tilfælde bliver det følelserne som dikterer hvilket lejemål som er det bedst egnet og i andre tilfælde bliver der fokuseret for meget på aspekter som egentlig ikke er vigtige for virksomhedens vækstbetingelser eller medarbejdernes trivsel.

4. Lejekontrakten og det med småt

I løbet af de seneste år har mange virksomheder måtte erkende at fremtiden kan være rigtig svær at forudsige og at lejekontrakter kan mangle fleksibilitet, gennemskuelighed eller blot virke udmattende at gennemgå i detaljer. Hvad sker der hvis virksomheden bliver opkøbt og den nye ejer vil overtage lejekontrakten, eller hvis inflationen igen viser sit grimme ansigt? Et grundigt kendskab til Erhvervslejeloven, markedet og trends indenfor erhvervslokaler kan alle være aspekter som indgår i en lejekontrakt og derfor er det vigtigt som lejer at have styr på selv de mindste detaljer inden pennen rammer den stiplede linje nederste i lejekontrakten. Vi ved at virksomheder hver især har deres kerneforretninger, som de er rigtig gode til. Det er da også de færreste CFOer ellers CEOer som griber svensknøglen når der ryger et vandrør i kælderen, for hvad ved de om vandrør? Du bør spørge dig selv, hvad ved jeg om lejekontrakter og ved jeg hvordan lejekontrakten kan påvirke virksomhedens ve og vel fremadrettet?

5. Prioritering af omkostninger fremfor beliggenhed

En af de største fejl, når du vælger et kontor, er at prioritere omkostninger frem for beliggenhed. Der er mange fordele ved at vælge en velplaceret arbejdsplads. En god placering kan være med til fastholde medarbejdere, tiltrække nye talenter eller give kunder og virksomhedsrelationer let adgang og gøre virksomheden tilgængelig og fremstå i det rigtige skær.

Omkostninger er vigtige, men husk at 90 percent af virksomhedens udgifter typisk bruges på personaleomkostninger. Hvad vil der ske hvis to-tre nøglemedarbejdere vælger at opsige deres stilling fordi den nye beliggenhed giver længere rejsetid eller skaber store udfordringer når børnene skal hentes i vuggestuen? Den forkerte beliggenhed kan have store omkostninger på længere sigt, så det er vigtigt at se på alle faktorer inden man vælger de nye rammer.

Hvilke udfordringer frygter du mest, hvis din virksomhed skal flytte?

Vil du vide hvordan vi kan hjælpe så ring til Henrik Christophersen på 29 32 31 03 eller skriv til hc@stalwart.dk